Gastos y justificantes
Gastos, recibos y facturas asociados a personas, centros o proyectos.
Recoge el justificante con el gasto, identifica qué información falta y conserva la revisión antes de darlo por aceptado.
Administración y documentos
Los importes y documentos que explican cada gestión.
Desarrollamos aplicaciones para reunir expedientes, controlar gastos y seguir compromisos económicos. Cada importe y documento conserva su origen, su revisión y la relación con el trabajo que lo genera.
Qué puede incluir la solución.
Definimos las funciones, sus accesos y su relación con el resto de tu trabajo.
Cobros y vencimientos
Compromisos de cobro, fechas y cantidades pendientes.
Distingue un vencimiento previsto de un cobro confirmado y registra pagos parciales con su referencia y saldo restante.
Control presupuestario
Presupuestos por actividad, importes comprometidos y gasto realizado.
Consulta cuánto está reservado por compras o encargos pendientes y qué registros explican una desviación.
Revisión de facturas y conciliación
Documentos e importes contrastados con pedidos, recepciones y movimientos.
Relaciona las facturas con sus antecedentes y separa las coincidencias de las diferencias que necesita revisar administración.
Expedientes y documentos
Archivos, versiones y revisiones organizados por gestión o expediente.
Encuentra la documentación que corresponde a cada asunto y distingue la versión vigente de otra todavía en preparación.
Contratos de proveedores y colaboradores
Acuerdos de la empresa con plazos, documentos y obligaciones pendientes.
Organiza los contratos con proveedores, arrendadores y colaboradores para revisar vencimientos y cambios antes de la siguiente renovación.
El recorrido
Del inicio al siguiente responsable.
Qué información necesita cada paso y qué ocurre cuando falta algo.
Recibir
Documento e importe de origen
AdministraciónRelacionar
Pedido, contrato o expediente
AdministraciónComprobar
Condiciones y diferencias
ResponsableResolver
Aprobación o corrección
ResponsableSeguir
Vencimiento y saldo pendiente
Administración
Desliza para recorrer los pasos o utiliza los nodos de la línea. Con el teclado, usa las flechas izquierda y derecha; Inicio y Fin llevan a los extremos.
También las excepciones
¿Qué ocurre si la factura no coincide con lo recibido?
La diferencia queda vinculada a la factura, al pedido y a la recepción. Administración puede consultar qué falta o qué importe necesita corregirse antes de continuar con el circuito de aprobación.
Una tarea que podría asumir un agente
Señala las diferencias antes de aprobar una factura.
- Cuándo interviene
Se incorpora una factura relacionada con una compra registrada.
- Qué prepara o ejecuta
El agente compara referencias, cantidades e importes con el pedido y las recepciones y prepara una relación de diferencias.
- Qué decide el equipo
Administración comprueba los documentos originales y decide si aprueba la factura o solicita una corrección.
Cómo se relaciona con otras áreas.
Con compras y ventas
Pedidos, acuerdos y recepciones aportan el contexto para revisar los documentos económicos.
Con proyectos
El presupuesto, sus documentos y la versión aprobada permanecen ligados al encargo.
Ver una revisión documentalCon contabilidad
Los registros revisados pueden intercambiarse con el sistema contable según sus formatos y accesos.
El siguiente paso
El proceso de tu empresa es el punto de partida.
Una aplicación nueva, una ampliación de tus sistemas o una operación que quieras organizar de otra forma.
Hablemos de tu proyecto